WHISTLEBLOWING PROCEDURE
 

SCOPE AND FIELD OF APPLICATION

Law 179/2017, which contemplates "provisions for the protection of authors of complaints of crimes or irregularities of which they are aware in the context of a public or private employment relationship", introduced in the body of Legislative Decree 231/2001, article 6, paragraph 2 bis, such law provides that the organization, management and control models (MOG) provide for "one or more channels that allow the subjects indicated in article 5, 1 subsections a) and b), to present, for purposes to protect the interest of the institution, detailed reports of illegal conduct, which are relevant for the purposes of this decree and based on precise and concordant factual elements, or violations of the Organization and Management Model of the institution, which they were aware in relation to the duties performed".

This procedure establishes the operating instructions for reporting of expected events and is applicable in all the offices of the institution. The process can be activated by all employees of the institution in the manner described below.
 

DEFINITIONS

• Informant
  It is a person, employee or representative of the Institution, who becomes aware of the illegal conduct or violations of the Organization and Management Model of Bonatti S.p.A. (MOG) or the Code of Ethics of Bonatti S.p.A. and submit a report in relation to the duties performed.
• Complaint
  Detailed communication by the informant about the reasonable and legitimate suspicion of or the knowledge of illegal conduct or violations of the Organization and Management Model (MOG) or the Bonatti Code of Ethics committed by employees or representatives of the institution.
• Accused person
  The person to whom the informant attributes the commission of the illegal conduct or the violation of the Organization and Management Model (MOG) or the Bonatti Code of Ethics represented in the complaint.

REFERENCE DOCUMENTS

EUROPEAN AND/OR INTERNATIONALSTANDARDS

• Civil Law Convention on Corruption issued by the Council of Europe on 04/11/1999, which was ratified in Italy under Law No. 112/2012, which requires member states to introduce proper protection mechanisms for employees who in good faith report corruption.
• United Nations Convention against Corruption of 31 October, 2003, which was ratified in Italy with Law No. 116/2009, which requires the Acceding States to provide protection mechanisms for people who report corruption.

NATIONAL LEGISLATION AND STANDARDS

• Legislative Decree No. 231 of June 8, 2001
  Discipline of the administrative liability of legal persons, companies and of associations, even without legal status, in accordance with Article 11 of Law No. 300 of 29 September, 2000 and as amended.
• Law 179/2017
  Provisions for the protection of authors of complaints of crimes or irregularities that they were aware in relation to a public or private employment relationship.

COMPANY DOCUMENTS

• Code of Ethics
  Adopted by Bonatti Spa on October 29, 2004 and as amended
• Organization and Management Model
  Adopted by Bonatti Spa on October 29, 2004 and as amended

PERSONS INVOLVED

The subjects indicated in Article 5, paragraph 1, subsections a) and b) of Legislative Decree 231/2001 who aware of the facts covered by the report in relation to the duties performed in the company must submit reports to the Surveillance Body through of this process:

• people who have representative, administrative or managerial functions in the Institution or its organizational unit - Managers;
• people subject to the direction or supervision of one of the issues mentioned in the previous point - Employees.

Third parties (suppliers, customers, etc.) may also submit reports to the Supervisory Body through this process.
 

PURPOSE OF REPORTS

The Surveillance Body will accept reports and analyze them if such reports are submitted to be managed by Bonatti S.p.A. and if such reports:

1. relate to significant illegal conduct in accordance with Legislative Decree 231/2001; in other words, if such reports refer to the commission of one of the offenses that are determined in the aforementioned legislative decree (a list of these offenses is contained in the document MOG-231-020, which is available in the corporate documentation stored in the KBS software);
2. refer to violations of the Organization and Management Model adopted by Bonatti S.p.A. or of the Bonatti S.p.A. Code of Ethics; namely, if such reports refer to violations of the protocols contained in the Organization and Management Model (MOG), to violations of the corporate processes that are an integral part of the Organization and Management Model (MOG), or to violations of the Code of Ethics.

The informant must provide precise and concordant elements that describe the events that have occurred, even if such elements cannot be demonstrate such events.
 

PROHIBITED REPORTS

The following types of reports will not be received or analyzed by the Supervisory Body; therefore, such reports are prohibited:

1. generic reports;
2. reports related to the privacy of the person denounced, unless such reports are related to a corporate impact;
3. reports containing offensive or threatening phrases;
4. reports on the sexual habits of the person denounced, unless such reports are related to behaviors expressly prohibited by the Code of Ethics;
5. reports that report “rumors”, devoid of reliable references or based on mere suspicion or hypothesis, devoid of testimonial or documentary evidence.

CHANNELS FOR REPORTING

For the purpose of reporting, it is possible:

1. send an email to one of the following email addresses, whose consultation is reserved only for members of the Bonatti S.p.A. Surveillance Body.
   [email protected]
   [email protected]
2. send a communication by postal mail to the attention of the Supervisory Body, to the address of Bonatti S.p.A. - Via Nobel 2/a - 43122 Parma - Italy; a totally closed package will be delivered to the Supervisory Body.
3. make use of the alternative channel, which is managed by third parties, available at the following link:
   https://segnalazioni.iltigliosrl.it/47B50BE8-83FD-4DFE-A5DD-2F771A522544
   In this case, the company, which owns the website, transmits the report to the Surveillance Body, omitting the identity of the informant where such identity appears.
   The operational methods of this option are illustrated in the following paragraph.

USE OF ALTERNATIVE CHANNEL FOR REPORTING

With reference to the provisions of Article 6, paragraph 2 bis, subsection b) of Legislative Decree 231/01, Bonatti S.p.A. has identified, in the service provided by the Company il Tiglio srl, the “adequate alternative channel for reporting to guarantee, using computer methods, the confidentiality of the identity of the informant”.

 

The alternative channel can be accessed as follows:

• typing in the browser the following IP address: https://231.squadra.iltigliosrl.it/segnalazioniOdv
• using the link on the company's Website
   

 

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PROCEDURA DI WHISTLEBLOWING
 

SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

La Legge 179/2017 recante “disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato” ha introdotto nel corpo del D.Lgs. 231/2001, all’art. 6, il comma 2 bis nel quale si dispone che i Modelli di organizzazione, gestione e controllo (MOG) prevedano “uno o più canali che consentano ai soggetti indicati nell’articolo 5, comma 1 lett. a) e b), di presentare, a tutela dell’interesse dell’ente, segnalazioni circostanziate di condotte illecite, rilevanti ai fini del presente decreto e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del Modello di organizzazione e gestione dell’ente, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni
svolte”.

La presente procedura fornisce le istruzioni operative per la segnalazione dei fatti previsti ed è applicabile in tutte le sedi dell’ente; la procedura è attivabile da tutti i dipendenti dell’ente secondo le modalità di seguito descritte.
 

DEFINIZIONI

• Segnalatore 
  Chi, dipendente o rappresentante dell’Ente, in ragione delle funzioni svolte, viene a conoscenza di condotte illecite o di violazioni del Modello di Organizzazione e Gestione di Bonatti S.p.A. (MOG) o del Codice Etico di Bonatti S.p.A. e presenta una segnalazione.
• Segnalazione 
  Comunicazione circostanziata da parte del segnalatore avente ad oggetto il ragionevole e legittimo sospetto o la consapevolezza di condotte illecite o di violazioni del MOG o del Codice Etico di Bonatti commessi da dipendenti o rappresentanti dell’ente.
• Segnalato 
  Il soggetto a cui il segnalatore attribuisce la commissione della condotta illecita o della violazione del MOG o del Codice Etico di Bonatti rappresentata nella segnalazione.

 

DOCUMENTI DI RIFERIMENTO

NORME EUROPEE E/O INTERNAZIONALI

• Convenzione civile sulla corruzione emanata dal Consiglio d’Europa il 4/11/1999 e ratificata in Italia con la legge n. 112/2012 che richiede agli Stati membri l’introduzione di meccanismi di protezione adeguata per i dipendenti che in buona fede denunciano fatti di corruzione
• Convenzione delle Nazioni Unite contro la corruzione del 31/10/2003 ratificata in Italia con la legge n. 116/2009 che richiede agli Stati aderenti di prevedere meccanismi di tutela per le persone che segnalano fatti di corruzione

NORME E LEGISLAZIONE NAZIONALE

• D. Lgs. 8 giugno 2001 n° 231
  Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle Società e delle Associazioni anche prive di personalità giuridica, a  norma dell'articolo 11 della Legge 29/09/2000 n° 300 e s.m.i.
• Legge 179/2017
  Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato.
   

DOCUMENTI AZIENDALI

• Codice Etico
  Adottato da Bonatti Spa in data 29 ottobre 2004 e s.m.i.
• Modello di Organizzazione e Gestione
  Adottato da Bonatti Spa in data 29 ottobre 2004 e s.m.i.
   

SOGGETTI COINVOLTI

Devono effettuare segnalazioni all’OdV tramite la presente procedura i soggetti indicati all’articolo 5, comma 1, lett. a) e b) del D.Lgs. 231/2001 che siano venuti a conoscenza dei fatti oggetto della segnalazione in ragione della funzione svolta in azienda:

• persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell’Ente o di una sua unità organizzativa - dirigenti;
• persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti di cui al punto precedente - dipendenti.

Possono effettuare segnalazioni all’OdV tramite la presente procedura anche i terzi (fornitori, clienti, ecc.).

OGGETTO DELLE SEGNALAZIONI

Le segnalazioni sono prese in carico e analizzate dall’OdV se sono presentate a tutela di Bonatti S.p.A. e se:

1. riguardano condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, cioè si riferiscono alla commissione di uno dei reati presupposto dello stesso decreto legislativo (una elencazione di tali reati è contenuta nel documento MOG-231-020 disponibile nella documentazione aziendale archiviata nel software KBS);
2. riguardano violazioni del Modello di Organizzazione e Gestione adottato da Bonatti S.p.A. o del Codice Etico di Bonatti S.p.A., cioè si riferiscono a violazioni dei protocolli contenuti nel MOG, a violazioni delle procedure aziendali che costituiscono parte integrante del MOG, a violazioni del Codice Etico.

Il segnalatore deve fornire elementi precisi e concordanti che diano contezza dell’accaduto, pur se non siano in grado di darne piena dimostrazione.

SEGNALAZIONI VIETATE

Sono vietate, e quindi non sono prese in carico e analizzate dall’OdV:

1. le segnalazioni generiche;
2. le segnalazioni attinenti la vita privata del segnalato, salvo che non si tratti di aspetti a impatto aziendale;
3. le segnalazioni contenenti frasi ingiuriose o minacciose;
4. le segnalazioni riguardanti abitudini sessuali del segnalato, salvo che non riguardino condotte espressamente vietate dal Codice Etico;
5. le segnalazioni che riportano “voci di corridoio”, prive di riferimenti fattuali o fondate su meri sospetti o ipotesi, prive di riscontrabilità testimoniale o documentale.

CANALI PER EFFETTUARE LE SEGNALAZIONI

Per effettuare una segnalazione è possibile:

1. inviare una mail a uno dei seguenti indirizzi di posta elettronica, la cui consultazione è riservata ai soli componenti dell’Organismo di Vigilanza di
   Bonatti S.p.A.
   [email protected]
   [email protected]
2. inviare una comunicazione per posta tradizionale all’attenzione dell’Organismo di Vigilanza, all’indirizzo di Bonatti S.p.A. – Via Nobel 2/a –
   43122 Parma – Italy; il plico sarà consegnato chiuso all’OdV.
3. utilizzare il canale alternativo, gestito da terzi, disponibile al seguente link:
   https://segnalazioni.iltigliosrl.it/47B50BE8-83FD-4DFE-A5DD-2F771A522544
   in questo caso la Società proprietaria del sito trasmette la segnalazione all’OdV, omettendo l’identità del segnalatore laddove questa sia indicata.
   Le modalità operative di questa soluzione sono illustrate nel successivo paragrafo.
    

UTILIZZO DEL CANALE ALTERNATIVO PER EFFETTUARE LE SEGNALAZIONI

Con riferimento a quanto prescritto all’articolo 6, comma 2 bis, lettera b) del D.Lgs. 231/01, Bonatti S.p.A. ha individuato nel servizio fornito dalla Società il Tiglio srl il “canale alternativo di segnalazione idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalatore”.

 

L’accesso al canale alternativo può avvenire:

• digitando nel browser l’indirizzo ip segnalato: https://231.squadra.iltigliosrl.it/segnalazioniOdv
• utilizzando il link presente nel sito aziendale